#UnifiedCommunications - Gute Ideen und fortschrittliche Technologien lassen uns besser kommunizieren

Jan Flasbart
Leiter der Abteilung Anwendungssysteme

Viele Wege - ein Ziel: Schneller und zielgerichteter Informationsaustausch

IT-Lösungen für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit.

Mit dem Ziel, den Wissenstransfer und die Zusammenarbeit zwischen den Beschäftigten zu fördern, stellt die BGHM verschiedene Kommunikationswege für den Informationsaustausch zur Verfügung. Dabei legt sie großen Wert auf aktuelle und fortschrittliche Technik.

Unified Communications („vereinheitlichte Kommunikation“) beschreibt die Zusammenführung von Kommunikationsdiensten und die damit verbundene Interaktion von verschiedenen Softwareprodukten.  Durch die Zusammenführung von allen relevanten Kommunikationsdiensten, wie E-Mail, Telefonie, Chat, Videokonferenzen, Blogs, Foren sowie Anwendungen aus dem Bereich Social Media, wird ein wesentlicher Mehrwert für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BGHM generiert.

Büroorganisation mit Microsoft Office und Skype

Microsoft Office ist eine Softwaresammlung zur Gestaltung und Organisation des persönlichen IT-Arbeitsplatzes. In der BGHM wird derzeit das Microsoft Office Paket 2016 Professional eingesetzt.

Die klassische Telefonie wird mit der technischen Plattform Microsoft Skype for Business realisiert. Diese Software ermöglicht interne Chats in Echtzeit und zeigt die Verfügbarkeit bzw. die Kommunikationsbereitschaft aller Beschäftigten an.

Die Zusammenführung der verschiedenen Anwendungen zeigt sich am deutlichsten in Microsoft Outlook: Hier sind sowohl Statusanzeigen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch Benachrichtigungen über verpasste Anrufe abgebildet. Darüber hinaus ist auch das Versenden einer DE-Mail oder die sichere Übertragung von Daten über das Besondere Elektronische Behördenpostfach (beBPO) direkt aus MS Outlook heraus möglich.

Unified Communications wird in der BGHM gelebt und die Beschäftigten schätzen den Komfort, über nur einen Zugang alle Kommunikationsmittel nutzen zu können. Weitere positive Effekte der kurzen Kommunikationswege sind die verstärkte Zusammenarbeit, die bessere Erreichbarkeit und die Beschleunigung geschäftlicher Prozesse.

Zusammenarbeit mit Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint stellt eine browserbasierte Plattform für eine einfache Informationsverwaltung und effiziente Zusammenarbeit dar. Die BGHM nutzt diese Basis für das Intranet, Teamsites und das Formularwesen.

Der Bedarf an Kommunikation und Informationsaustausch steigt in der heutigen Arbeitswelt zunehmend an. Eine Teamsite setzt genau hier an: Sie ist eine Wissensplattform für abteilungs- und projektspezifische Informationen.

Die Hauptintentionen einer Teamsite sind: Bereitstellen und Teilen von relevanten und aktuellen Informationen, zeitnahe Bekanntgabe von Änderungen und Neuerungen, Wissens- und Erfahrungstausch, Abbildung einer Ablagestruktur und Bereitstellung eines eigenen Arbeitsbereiches für jede Abteilung.

Mithilfe von Teamsites können beispielsweise Dokumente (mit Versionierung) abgelegt, Neuigkeiten kommuniziert, Wikis aufgebaut, Diskussionen geführt, Kontakte verwaltet und Termine koordiniert werden. Hierdurch werden redundante Daten vermieden und es können BGHM-intern Verlinkungen zu Dateien erfolgen. Ein Datenaustauschbereich ist nicht mehr erforderlich und alle Berechtigten arbeiten mit der aktuellen Version eines Dokumentes. Es ist zudem eine administrative und individuelle Berechtigungsvergabe auf den Teamsites möglich. Darüber hinaus bietet sie optionale Funktionen zur Büroorganisation.

Innerhalb der Informationsarchitektur der BGHM existieren vier Typen von Teamsites: Organisations-Teamsites beziehen sich auf die BGHM-Aufbauorganisation (z.B. Abteilungen oder Sachgebiete), Projekt-Teamsites auf zeitlich befristete Vorhaben, Produkt-Teamsites auf konkrete Produkte (z.B. Anamnese-Software) und Gremium-Teamsites beziehen sich auf formelle, in der Regel auf Dauer angelegte BGHM-weite, aber auch BGHM-übergreifende Institutionen (z.B. Arbeitskreise oder Ausschüsse).

Geschäftsabläufe mit Microsoft InfoPath und SAP ESS/MSS

Um unternehmenstypische Prozesse zu vereinfachen und Zeit zu sparen, werden sie direkt in der IT abgebildet und automatisiert. Aktuell finden in der BGHM im Wesentlichen zwei Formularsysteme Verwendung:

  • Die "Elektronische Formularabwicklung (EFA)" bietet als Ausfüllwerkzeug eine praktische Unterstützung bei diversen Geschäftsprozessen, wie beispielsweise bei Beschaffungsanträgen, Anträgen auf Telearbeit oder Rückmeldungen zu Mitarbeitergesprächen. In den InfoPath-Formularen von Microsoft SharePoint werden dazu umfangreiche Informationen (z. B. Name, Standort etc.) automatisch aus SAP bezogen. Auch die Genehmigungsstufen laufen automatisch und elektronisch durch.
  • Das "SAP Portal" innerhalb von SAP ERP 6 bildet alle Geschäftsprozesse mit Personal Bezug mithilfe von SAP-Formularen ab.

Informationsbeschaffung mit dem BGHM Intranet

Das Intranet ist der zentrale Zugangspunkt zu Informationen und Funktionen der BGHM. Bereits die Startseite ist zielgruppenspezifisch aufgebaut und zeigt den Beschäftigten die entsprechenden Daten "personalisiert" und "standortbezogen" an. Diese bewusste Reduktion trägt zu einer übersichtlichen Informationsverarbeitung bei.

"Personalisiert" bedeutet, dass nur die Inhalte (z. B. Neuigkeiten oder Termine) angezeigt werden, die für die entsprechende Abteilung relevant sind. Darüber hinaus erfolgt die Unterteilung in Standorte. So sieht man direkt die Informationen, die sich auf alle Standorte und den eigenen Standort beziehen. Wer Interesse an den Informationen anderer Organisationseinheiten und Standorte hat, kann diese durch einen zusätzlichen Klick ebenfalls sehen.

Alle hierfür relevanten Daten der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden aus SAP HCM abgeleitet.
 

Ihre Funktionen

Positive User Experience durch anwendungs-übergreifende Integration verschiedenster Features

Personalisierte Zuordnung von Daten und Informationen nach Zielgruppe

Einfacher Wissens- und Erfahrungs-austausch

Telefonieren, chatten oder eine Videokonferenz starten ohne Programmwechsel

Einfache
Freigabe- und Versionierungs-möglichkeiten

Papierlose Abwicklung von Geschäftsprozessen