„Digitalisierung des Personalmanagements ist bei uns mehr als die Nutzung einer elektronischen Personalakte.“

Nicole Boos
Leiterin der Hauptabteilung Personal

Personalmanagement mit SAP HCM – digital und effizient

Durch die Digitalisierung des gesamten Personalmanagements werden Arbeitsschritte erleichtert und so effizient wie möglich gestaltet.

Bei SAP HCM (Human Capital Management) handelt es sich um ein umfassendes Personalwirtschaftssystem. Es bündelt alle Personalthemen in einem Unternehmen. Alle großen Themen wie z.B. die Personalabrechnung, die Personalstammdatenverwaltung oder die Mitarbeiterentwicklung werden abgedeckt.

Neben den Bereichen der Personalverwaltung und Personalführung sind auch mehrstufige Genehmigungsprozesse und umfassende Beantragungsprozesse in einzelne Untermodule integriert. Durch die enge Verknüpfung der digitalen Abbildung der Unternehmensstruktur mit dem SAP Organisationsmanagement sind diese Abläufe und hierarchisch abhängigen Prozesse automatisierbar.

Folgende Module sind bei der BGHM im Einsatz:

Organisationsmanagement (OM)

Im Organisationsmanagement wird die Aufbauorganisation der BGHM abgebildet. Die Aufbauorganisation hat Auswirkungen auf eine Vielzahl der anderen Module innerhalb von SAP. Man kann das Organisationsmanagement daher als das Herzstück innerhalb von SAP HCM bezeichnen. Jegliche Genehmigungsverfahren und Prozessabläufe innerhalb der BGHM werden durch die in OM hinterlegte Aufbauorganisation gesteuert.

Personaladministration (PA)

Im Modul Personaladministration werden die Personaldaten der Beschäftigten verwaltet. Hier sind zu allen Beschäftigten der BGHM umfangreiche Daten gepflegt, die ein effizientes Arbeiten ermöglichen. Zugleich wahren sie aber auch die Transparenz, indem jedem Beschäftigten Zugriff auf seine eigenen Daten gewährt werden kann.

Personalabrechnung (PY)

Das Modul Personalabrechnung unterstützt – wie der Name schon sagt – die Sachbearbeitung bei der Abrechnung der Gehälter für die Beschäftigten. Dabei geht es jedoch nicht nur um die eigentliche Gehaltszahlung inkl. Abführung der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge, sondern auch um Sonderleistungen, wie zum Beispiel die Betriebliche Zusatzversorgung (VBL), Zuschüsse zum Vermögensaufbau (VWL) und weiterer Zuschüsse (Krankengeld, Mutterschaftsgeld, etc.). Daneben wird die komplette Behördenkommunikation, also die Kommunikation mit den Finanzämtern, den Krankenkassen und auch mit der Zulagenstelle für Altersvermögen mit dem Modul abgewickelt.

Digitale Personalakte (dPA)

Die Digitale Personalakte ist eng mit der Personaladministration verknüpft. Hier werden alle Dokumente zu Personalvorgängen digital abgelegt. Der Personalbereich kann so – je nach Berechtigung – von allen Standorten auf die hinterlegten Dokumente zugreifen. Auch der Beschäftigte hat durch die digitale Ablage die Möglichkeit seine Personalakte einzusehen.

Personalkostenplanung (PA-CP)

Alle anfallenden Personalkosten müssen für die Haushaltsplanung dargelegt werden. Für die Berechnung der Personalkosten werden neben den Tarifentgelten und Besoldungen weitere relevante Kostenbestandteile wie beispielsweise Stufensteigerungen, Tariferhöhungen, Sonderzahlungen, SV-/VBL-Beiträge zur genauen Ermittlung herangezogen. Mithilfe des Moduls Personalkostenplanung können diese Personalkosten durch die ohnehin in SAP vorhandenen Personaldaten für zukünftige Planjahre hochgerechnet werden. Personalkosten, welche noch nicht im SAP-System dokumentiert sind, können durch eine integrierte Abfragemöglichkeit beim Vorgesetzten in die Planung einfließen.

Versorgungsadministration (VADM)

Im öffentlichen Dienst werden neben Arbeitnehmern auch Beamte beschäftigt, die nach dem aktiven Erwerbsleben keine Rente von der Deutschen Rentenversicherung, sondern eine Pension vom Dienstherrn bekommen. Bei den Berufsgenossenschaften werden beamtenähnliche Personen (sogenannte Dienstordnungsangestellte) beschäftigt. Mit dem Modul VADM erfolgt die Berechnung der Pensionsbezüge. Hierbei werden Daten aus der kompletten Erwerbsbiographie herangezogen. Daneben können mit dem Modul auch Auskünfte zur möglichen Versorgungshöhe (ähnlich der Rentenauskunft) erzeugt werden.

Zeitwirtschaft (PT)

Abwesenheiten, wie beispielsweise Urlaub oder Krankheiten, werden im Modul Zeitwirtschaft verwaltet. Darüber hinaus werden hier Zeitdaten bewertet. Das heißt: Die tatsächlichen Arbeitszeiten der Beschäftigten werden mit dem hinterlegten gesetzlichen, tariflichen und BG-spezifischen Regelwerk abgeglichen, um hieraus die Gleitzeit, Zeitzuschläge und Überstunden zu berechnen.

Stellenplanmanagement (SPM)

Mit dem Stellenplanmanagement wird die Bewirtschaftung des Stellenplans vorgenommen. Der Stellenplan gibt bei öffentlichen Einrichtungen das Soll an Stellen, also die maximal zu besetzenden Stellen vor. Dabei wird nicht nur das Maximum an Stellen vorgegeben, sondern auch, wie diese vergütet werden dürfen (Planstellen je Entgeltgruppe / Besoldungsgruppe). Mit dem Stellenplanmanagement wird ein taggenauer Abgleich zwischen dem Soll an Stellen und der tatsächlichen Stellenbesetzung vollzogen, sodass hieraus abgeleitet werden kann, in welchen Bereichen noch freie Stellen zur Verfügung stehen.

Veranstaltungsmanagement (PE)

Das Modul Veranstaltungsmanagement dient dazu Seminare, Weiterbildungen oder Schulungen zu planen und zu verwalten. Darüber hinaus ist eine Auswertung der Daten möglich, sodass für jeden Beschäftigten eine Ausbildungshistorie und für jede Veranstaltung eine Teilnehmerhistorie erstellt werden kann.

Reisemanagement (TV)

Das SAP-Reisemanagement umfasst die Bereiche Dienstreiseantrag, Reisekostenabrechnung, SPKW-Abrechnung und Trennungsgeld. Dienstreiseanträge werden papierlos erstellt, versendet und genehmigt. Sie beinhalten auch die Anforderung von Reisedienstleistungen, wie beispielsweise Bahn-Fahrkarten oder Flugtickets. Die Anforderungen werden nach der Genehmigung des Antrags unmittelbar an die Reisekostenstelle gesandt. Für die Abrechnungen erfolgt die Verarbeitung nach dem Scannen der Belege ebenfalls papierlos. Bei Personen, die an der Zeiterfassung teilnehmen, werden zusätzlich automatisch die Reisezeiten auf das Zeitkonto übertragen.

Beihilfe (FS-CM)

Die SAP basierte Beihilfelösung zeichnet sich durch eine durchgehend papierlose Sachbearbeitung, die zu einem großen Teil innerhalb von SAP erfolgt, aus. Die Beihilfeanträge sowie die zugehörigen Belege werden von Mitarbeitern der Beihilfestelle gescannt und mittels OCR-Software ausgelesen. Über eine automatische Schnittstelle werden die Dokumente anschließend in der digitalen Beihilfeakte in SAP abgelegt. In diesem Schritt erfolgt zudem die Anlage des Falls im Claims Management (FS-CM). Die Sachbearbeiter werden über einen sog. Task innerhalb ihres persönlichen Arbeitsvorrats über die anstehende Fallbearbeitung informiert. Im Rahmen der Fallbearbeitung werden für die einzelnen Belege – diese werden in FS-CM als Teilfälle abgebildet – Zahlungsvorschläge generiert. Hierbei wird jede Belegposition gegen das BRFplus-Regelwerk auf Beihilfefähigkeit geprüft. Für Rezepte erfolgt zusätzlich eine Prüfung gegen ZABAS PZN. Ist eine Position nicht beihilfefähig, erfolgt eine automatische Kürzung und es wird ein begründender Hinweis ausgegeben. Das Ergebnis wird vom Sachbearbeiter geprüft und kann sofern erforderlich angepasst werden. Die Ergebnisse aller Teilfälle werden in der Antragskalkulation gesammelt und der Sachbearbeiter stößt abschließend den Exkasso-Prozess sowie die Festsetzungserstellung an. Die Festsetzung wird hierbei vorlagenbasiert erstellt und in der Beihilfeakte abgelegt. Die im Rahmen der Belegprüfung ausgegebenen Hinweise werden ebenfalls ausgegeben. Die Festsetzung wird anschließend auf dem Postweg an den Antragsteller gesendet.

Elektronisches Formularwesen (EFA)

In SAP werden Formulare über die SAP Portale (ESS/MSS) beantragt, genehmigt und in SAP GUI bearbeitet. Die erfassten Daten werden in SAP automatisch verarbeitet. Aktuell ist ein Teil des elektronischen Formularwesens bei der BGHM noch über InfoPath abgebildet. Die InfoPath Formulare sind mit SAP verknüpft, sodass ein korrekter Ablauf (Bearbeitungsprozess) gewährleistet ist. Auch Informationen zu den Inhalten des Formulars werden aus SAP übernommen. So ist eine papierloses und zeitsparendes Antrags- und Dokumentationsverfahren möglich, da das jeweilige Formular direkt nach jedem Bearbeitungsschritt zum nächsten Prozessbeteiligten übermittelt wird.

Mitarbeiter- und Führungskräfteportal (ESS/MSS)

Das Mitarbeiter- und Führungskräfteportal stellt unterschiedliche Services für die Beschäftigten zur Verfügung. Im Mitarbeiterportal (ESS) können unter anderem Verkehrsmittel wie Zug oder Flug für Dienstreisen gebucht, Abwesenheiten (z. B. Urlaub) beantragt, Veranstaltungen/Seminare gebucht oder auch die Bankverbindung geändert werden. Ebenfalls sind hier die Gehaltsnachweise einsehbar. Darüber hinaus können eine Vielzahl interner Formulare (Antrag auf Nebentätigkeiten, Rufbereitschaften, etc.) gestartet werden. Führungskräfte haben im MSS die Möglichkeit die Anträge ihrer Mitarbeiter zu bearbeiten. Darüber hinaus haben Sie durch den Teamkalender einen Überblick über die An- und Abwesenheitszeiten ihrer Mitarbeiter.